Zapier ist wie Make eine webbasierte Anwendung zum Verbinden und Automatisieren deiner Heyflows zwischen Apps und Diensten wie Google Sheets, Salesforce – und auch Heyflow.

Es gibt mehr als 5.000 Apps in der Zapier-Bibliothek. Die Chance ist also groß, dass die App, mit der du deinen Heyflow verbinden möchtest, eine davon ist.

Die Einrichtung findet nur in Zapier selbst statt – in Heyflow muss nichts eingerichtet werden, außer dem Flow selbst natürlich.

Wenn du dich bei deinem Zapier-Konto anmeldest, siehst du eine schwer zu übersehende Schaltfläche mit der Aufschrift Create Zap. Klicke darauf.

Für den Trigger suchst du nach Heyflow und klickst auf das erste Ergebnis.

Wähle als Trigger Event die Option New Response und danach klicke auf Continue.

Als Nächstes musst du Zapier autorisieren, um auf dein Heyflow-Konto zugreifen zu können, damit du:

1) die Liste deiner Flows sehen kannst, aus der du auswählen kannst,

2) die letzte Antwort abrufen kannst, um die Datenstruktur zu erkennen und

3) ein neues Abonnement für neue Antworten einrichten kannst.

Selbst wenn die Authentifizierung erfolgt ist, hat Zapier keine Möglichkeit, auf die Daten in deinen Flows oder andere Antworten zuzugreifen.

Klicke auf Choose an account... und + Connect a new account (wenn du nicht bereits eines verbunden hast). Es sollte sich ein neues Fenster öffnen, in dem du aufgefordert wirst, Heyflow zu autorisieren.

Gib die E-Mail-Adresse und das Passwort ein, die du bei Heyflow verwendest, und klicke auf Login and authorize Zapier. Bei deinem nächsten Besuch solltest du bereits autorisiert sein.

Zurück in Zapier, klick auf Continue. Im nächsten Schritt definieren wir den Flow, bei dem neue Antworten diesen Zap auslösen sollen. Klick auf Test trigger.

Wenn es heißt „We couldn’t find a response", gehe einfach zu deinem Heyflow und sende eine Antwort. Fülle alle Felder aus bzw. klicke alle Felder an, damit Zapier die Datenstruktur des Flows optimal erkennen kann.

Es sollte eine Response A mit den Feldern deines Flows und einigen Meta-Informationen erscheinen. Klicke nun auf Continue.

Im nächsten Schritt kannst du eine Aktion, wie du sie kennst, mit jeder App in Zapier einrichten. Lass uns Slack einrichten.

Als Aktions-Event wähle ich hier beispielhaft Send Channel Message.

Nachdem ich mich bei meinem Slack-Konto angemeldet habe, kann ich eine Reihe von Optionen festlegen. Ich wähle einen Channel aus der Liste, an den ich die Nachricht senden möchte.

Im Feld Message Text kann ich jetzt die Werte aus meiner (letzten) Heyflow-Antwort verwenden, um den Inhalt zu definieren. Wenn ich in das Feld klicke, erscheint eine Auswahlliste mit allen verfügbaren Daten, die ich auswählen kann. In das Feld selbst kann ich auch einfach einen beliebigen Text schreiben.

Bei allen anderen Slack-Optionen belasse ich die Standardeinstellungen und klicke auf Continue.

Im nächsten Schritt sehe ich eine Vorschau und kann meine Aktion testen. Ich klicke auf Test & Continue und wie von Zauberhand erscheint eine neue Nachricht in dem von mir gewählten Slack-Channel.

Zum Schluss klicke ich auf Turn on Zap.

Jetzt wird bei jeder neuen Antwort, die mein Heyflow erhält, dieser Zap ausgelöst und ich erhalte eine Slack-Benachrichtigung.

Du kannst jetzt eine weitere Aktion einrichten, mehrere Apps verketten und eine ganze Menge automatisieren, ohne Zapier zu verlassen.

Du kannst diesen Abschnitt ignorieren, wenn du deinen Heyflow noch nicht mit Zapier über einen Webhook verbunden hast.

Vor der Einführung der Heyflow-App in der Zapier-Bibliothek haben wir uns auf die Webhook-Integration verlassen. Diese wird auch weiterhin funktionieren. Dennoch würden wir dir raten, zukünftige Verbindungen über die neue Zapier Heyflow-App einzurichten. Erstens, weil es einfacher ist, und zweitens, weil die Webhook-Integration im kostenlosen Zapier-Tarif nicht verfügbar ist.

Mit Zapier hast du die Möglichkeit, Antworten direkt in einem PDF Dokument einzubinden.

Dies ermöglicht eine schnellere Verarbeitung von Antworten in einem PDF-Dokument, um dieses später anderen automatisierten Prozessen zu verwenden, z.B. um es automatisch per E-Mail zu versenden.

So funktioniert es